一般的なコピー機にはついていない複合機の機能としては、スキャナ機能があります。
スキャナは文書を複合機で読み取り、データ化してスタッフのパソコンやスマートフォンで閲覧したり供したりすることを可能とするものです。
依然はFAXでやり取りをすることが多かった見積書や請求書などの文書についても近年はスキャナでPDFデータ化してe－mailで送信するケースが多いので、オフィスで仕事をされている方にとってはおなじみの機能かもしれません。
今回は、複合機のスキャナについて、最新のおすすめ機能を含めて徹底解説します。
▶目次
１、書面をスキャンしてデータ化することのメリット
複合機のスキャナの基本的な機能であるPDF化についてメリットやおすすめの利用法を中心に紹介します。
書面をスキャンしてデータ化するとは
最も基本的な使用方法としては、書面をスキャンしてデータ化し、スタッフ、顧客のPCに送る（あるいはスタッフPCから受け取りに行く）というものです。
データの送信方法としては、以下の方法があります。
- 複合機とPCをネットワークでつなぎ、共有のフォルダの中にデータを格納する
- リムーバルディスクなどの外部メモリを利用し、データを移行する
- 複合機にメールアドレスを設定し、Eメールで送信する
データとしてスキャンされた書面は、PDFファイル化されます。
後から、データの検索を容易にするには、ファイルの名称を誰が見てもわかるようにルールを設定しておくと便利です。
書面データ化によるメリット
書面をデータ化することによって、以下のようなメリットが生まれます。
- FAXを受信できない相手にも書面を送付できる
- カラーで鮮明に映像として相手に送ることができる
- データとしてPCに保存しておくことができるので、紛失のリスクを減らすことができ、後から確認することが容易になる
- 印刷枚数を減らすことができるため、コストの削減につながる
- 書類を紙媒体で保管する場合には、量が膨大になりスペースを食ってしまうことがありますが、データとして保存する場合にはスペースが必要ない
- データ化しておくことで、情報漏えいのリスクを減らすことができる
- ファイルにパスワードを設定することによりさらにセキュリティを強化できる
２、スキャナ機能の応用によるおすすめ利用法
スキャナ機能を応用して、便利なビジネスツールとして活用することもできます。
おすすめの利用方法について紹介します。
名刺管理・保管に利用
専用の名刺管理アプリをインストールすると、複合機のスキャナ機能を利用して名刺の管理が可能になります。
スキャンで名刺を読み取って、データを送信するだけで、名刺のデータがアプリ提供会社のサービスによって文字情報として返還され、自動的にファイリングされるというものです。
しかも、細心の複合機では1枚ずつスキャンをする必要がなく、10枚まとめて読み込むなど、作業効率も非常に工夫されています。
名刺保管アプリを利用すると、以下のようなメリットがあります。
- 名刺の保管にスペースを必要としない
- スタッフ間で名刺データを共有できる
- 名刺の検索が容易になるので探すための時間が大きく削減できる
サーチャブルPDF
サーチャブルPDFとは、スキャンした書面の文字情報を文字検索可能とすることです。
OCR処理（文字を認識して読み取る機能）を施すことにより、書面に記載された文面についての検索が可能になります。
最新の機種では、文章の方向が縦横混在でも問題とせずにOCR処理することができます。
スキャンデータをクラウド活用し外出先で閲覧することも可能
スキャンしたPDFデータをクラウド上に保存すれば、外出先からでも情報を閲覧することができます。
業務のスピードが向上するので、外出の多いスタッフの方にとてもおすすめしたい機能です。
高圧縮PDF化
機種によっては、スキャンしたデータを高圧縮し、データ容量の小さなファイルとして保存することができます。
データの容量を小さくすることにより、保存するファイルが大量になる場合でもデータ容量を気にせずに保管することができます。
また、顧客とのデータのやり取りを頻繁に行う場合や、スマートフォンで外出先からデータを読み込む場合など、データが軽いことでやり取りのストレスが軽減されたり、業務効率が向上したりします。
データの保存、活用を考えた際に非常におすすめの機能です。
3、まとめ
複合機のスキャナ機能とそのおすすめ活用法について紹介しました。
スキャナを活用することにより、業務の効率アップ、確実性の向上、情報が探しやすくなるなどのさまざまなメリットが生まれます。
インターネット回線と接続したり、クラウドを活用したりすることにより、その利便性はさらに向上します。
名刺の読み取りやサーチャブル機能など、最近の複合機ならではの機能もありますので、業務効率の向上に参考にしていただけたら幸いです。